Arranging Documents in a Personnel File

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Do dokumentacji pracowniczej ustawowo zaliczane są wszystkie akta osobowe, ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy związane z zatrudnieniem, a także dokumenty płacowe. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może zdecydować czy chce przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej, czy elektronicznej. Cached
Dowiedz się więcej na kadromierz.pl

Organizowanie akt osobowych jest istotnym aspektem zarządzania zasobami ludzkimi. Akta osobowe zawierają ważne dokumenty, które są istotne dla historii zatrudnienia pracownika. Dokumenty te mogą obejmować umowy o pracę, życiorysy, oceny wydajności, rejestry dyscyplinarne i inne istotne dokumenty. Właściwa organizacja akt osobowych może pomóc organizacji zachować zgodność z wymogami prawnymi i ułatwić efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

W jakiej kolejności układać dokumenty w aktach osobowych?

Jednym z istotnych aspektów porządkowania akt osobowych jest określenie kolejności, w jakiej dokumenty powinny być ułożone. Powszechną metodą jest układanie dokumentów chronologicznie, zaczynając od najnowszego dokumentu. Takie podejście pomaga zapewnić łatwy dostęp do najnowszych informacji. Dokumenty można również pogrupować w kategorie, takie jak zatrudnienie i dokumentacja edukacyjna, aby ułatwić zlokalizowanie określonych informacji.

Jakie dokumenty są przechowywane przez 5 lat?

Niektóre dokumenty w aktach osobowych muszą być przechowywane przez określony czas. Na przykład, dokumentacja związana z raportami dotyczącymi urazów i chorób, dzienniki OSHA i dokumentacja płacowa muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat. Dokumenty te są zazwyczaj przechowywane oddzielnie od innych akt pracowniczych, aby zapewnić do nich łatwy dostęp w razie potrzeby.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza może obejmować szeroki zakres dokumentów, takich jak opisy stanowisk, oceny wydajności, rejestry dyscyplinarne i zawiadomienia o rozwiązaniu umowy o pracę. Inne dokumenty, które mogą być zawarte w dokumentacji to życiorysy, podania i referencje. Wszelkie dokumenty, które dostarczają informacji na temat historii zatrudnienia, wydajności i zachowania pracownika, powinny zostać włączone do akt osobowych.

Jakie dokumenty pracownicze należy przechowywać?

Pracodawcy są zobowiązani do przechowywania określonych dokumentów pracowniczych w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi. Dokumenty te obejmują umowy o pracę, formularze W-4, formularze I-9 i wszelkie inne dokumenty wymagane przez prawo federalne lub stanowe. Inne dokumenty, które mogą być uwzględnione, to formularze rejestracji świadczeń, dokumentacja szkoleniowa i oceny wydajności.

Czego pracodawca potrzebuje od pracownika?

Pracodawcy wymagają od pracowników dostarczenia różnych dokumentów na różnych etapach zatrudnienia. Podczas procesu rekrutacji pracodawcy zazwyczaj wymagają CV, referencji i podań o pracę. Po zatrudnieniu pracownicy muszą wypełnić różne formularze związane z listą płac, świadczeniami i potrąceniami podatkowymi. Pracodawcy wymagają również od pracowników dostarczenia dokumentacji związanej z ich pozwoleniem na pracę w celu zapewnienia zgodności z przepisami imigracyjnymi.

Podsumowując, organizowanie akt osobowych jest istotnym zadaniem w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Właściwe uporządkowanie dokumentów pracowniczych może pomóc pracodawcom zachować zgodność z wymogami prawnymi i ułatwić efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Organizując dokumenty w logiczny i spójny sposób, pracodawcy mogą zapewnić, że najnowsze informacje są łatwo dostępne, a ważne zapisy są przechowywane przez wymagany okres.

FAQ
Czego nie może zawierać dokumentacja pracownicza?

Istnieją pewne dokumenty, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych, takie jak dokumentacja medyczna, informacje finansowe i wszelkie informacje osobiste niezwiązane z wykonywaniem pracy przez pracownika. Ponadto, wszelkie informacje, które mogą być uznane za dyskryminujące, takie jak rasa, religia lub stan cywilny, również nie powinny być zawarte w aktach osobowych.