Akta pracownicze powinny zawierać takie informacje, jak podanie o pracę, CV, list motywacyjny, oceny wydajności, działania dyscyplinarne i wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Dokumenty te można podzielić na dwie części: Część A i część B.
Część A zawiera dane osobowe, takie jak imię i nazwisko pracownika, adres, numer ubezpieczenia społecznego i inne podobne informacje. Ta część zawiera również informacje związane z zatrudnieniem, takie jak stanowisko, data rozpoczęcia i zakończenia pracy, wynagrodzenie i świadczenia. Jednakże dokumentacja medyczna, zaświadczenia o niekaralności i inne podobne dokumenty nie powinny być przechowywane w części A akt osobowych pracownika.
Część B zawiera dokumenty związane z wydajnością, takie jak oceny wydajności, działania dyscyplinarne i wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem. W tej części pracodawca powinien przechowywać dokumentację dotyczącą wydajności pracownika, jego zachowania i wszelkich działań dyscyplinarnych podjętych przeciwko niemu.
Informacje dotyczące PPK (Polski Program Emerytalny) nie powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika. Zamiast tego powinny być przechowywane oddzielnie, ponieważ zawierają wrażliwe dane osobowe.
Życiorysy zazwyczaj nie są umieszczane w aktach osobowych, ponieważ są one uważane za dokumenty poprzedzające zatrudnienie. Jednakże, jeśli CV zawiera jakiekolwiek istotne doświadczenie zawodowe lub kwalifikacje, może być przechowywane w aktach pracownika.
Niezbędne jest okresowe przeglądanie i usuwanie nieaktualnych dokumentów z akt osobowych pracownika. Dokumenty takie jak wygasłe umowy, nieaktualne postępowania dyscyplinarne lub oceny wydajności, które nie są już istotne, powinny zostać usunięte w celu utrzymania dokładnych i aktualnych akt osobowych.
Podsumowując, akta osobowe pracownika są kluczowym dokumentem, który zawiera informacje o historii pracy pracownika, jego wynikach i innych istotnych szczegółach. Ważne jest, aby prowadzić akta osobowe dokładnie i bezpiecznie, aby zapewnić zgodność z wymogami prawnymi i zapewnić dokładny obraz historii pracy pracownika. Pracodawcy powinni starannie kategoryzować dokumenty na część A i część B, unikać przechowywania poufnych informacji, takich jak dokumentacja medyczna, w części A oraz okresowo przeglądać i usuwać nieaktualne dokumenty w celu utrzymania dokładnych akt osobowych.
Zgodnie z RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z akt osobowych należy usunąć dane osobowe, które nie są już potrzebne, są niedokładne lub przetwarzane niezgodnie z prawem. Obejmuje to wszelkie dane, które są nadmierne w stosunku do celu przetwarzania lub które były przetwarzane przez okres dłuższy niż to konieczne. Ponadto należy usunąć wszelkie dane, które zostały uzyskane lub przetworzone z naruszeniem rozporządzenia lub innych obowiązujących przepisów prawa.