Biuro Zarządzania Projektami, w skrócie PMO, to dział organizacji odpowiedzialny za monitorowanie i zarządzanie procesem zarządzania projektami. Głównym celem PMO jest zapewnienie, że wszystkie projekty są zgodne z celami i zadaniami organizacji, przy jednoczesnym dostarczaniu projektów na czas, w ramach budżetu i spełniając wymagane standardy jakości. PMO zazwyczaj działa jako centralny ośrodek działań związanych z zarządzaniem projektami, zapewniając wsparcie, wytyczne i zarządzanie kierownikom projektów i ich zespołom.
Rola PMO jest kluczowa dla zapewnienia powodzenia projektu, a 5 etapów dojrzałości PMO pomaga zdefiniować poziom zapewnianego wsparcia i zarządzania. Pierwszy etap to PMO oparte na projektach, gdzie PMO zapewnia wsparcie dla poszczególnych projektów. Drugi etap to PMO oparte na programach, gdzie PMO koncentruje się na zarządzaniu grupą powiązanych projektów. Trzeci etap to PMO oparte na portfelu, gdzie PMO zarządza wieloma projektami i programami. Czwarty etap to Strategic PMO, gdzie PMO dostosowuje projekty i programy do strategicznych celów organizacji. Piąty i ostatni etap to Center of Excellence PMO, gdzie PMO zapewnia najlepsze praktyki, szkolenia i wsparcie dla zespołów projektowych.
PMO są często porównywane do kierowników projektów i pojawia się pytanie, czy PMO jest lepsze od kierownika projektu? Odpowiedź brzmi: nie; PMO i kierownicy projektów współpracują ze sobą, aby zapewnić sukces projektu. Podczas gdy kierownicy projektów koncentrują się na codziennym zarządzaniu projektem, PMO zapewniają wsparcie, wskazówki i zarządzanie, aby pomóc kierownikom projektów w realizacji udanych projektów.
Cztery P PMO, a mianowicie Ludzie, Proces, Portfolio i Wydajność, pomagają zdefiniować rolę i obowiązki PMO. Ludzie odnoszą się do zasobów wymaganych do zarządzania projektami, w tym kierowników projektów i ich zespołów. Proces odnosi się do procedur, narzędzi i technik wykorzystywanych do zarządzania projektami. Portfolio odnosi się do wyboru i zarządzania projektami w celu dostosowania ich do celów strategicznych organizacji. Wydajność odnosi się do pomiaru i monitorowania wydajności projektu w celu zapewnienia, że projekty spełniają wymagane standardy jakości.
Wreszcie, jaka jest różnica między kierownikiem projektu a PMO? Kierownik projektu jest odpowiedzialny za codzienne zarządzanie projektem, podczas gdy PMO zapewnia wsparcie, wytyczne i zarządzanie w celu zapewnienia sukcesu projektu. Rola PMO jest bardziej strategiczna, koncentrując się na dostosowaniu projektów do celów organizacji, podczas gdy rola kierownika projektu jest bardziej taktyczna, koncentrując się na dostarczeniu projektu na czas, w ramach budżetu i spełnieniu wymaganych standardów jakości.
Podsumowując, PMO odgrywa kluczową rolę w skutecznym zarządzaniu projektami, zapewniając wsparcie, wskazówki i zarządzanie kierownikom projektów i ich zespołom. Pięć etapów dojrzałości PMO definiuje poziom zapewnianego wsparcia i zarządzania, podczas gdy 4 P PMO pomagają zdefiniować rolę i obowiązki PMO. PMO i kierownicy projektów współpracują ze sobą, aby zapewnić sukces projektu, przy czym rola PMO jest bardziej strategiczna, podczas gdy rola kierownika projektu jest bardziej taktyczna.
Kolejne stanowisko po PMO może się różnić w zależności od organizacji, ale często jest to stanowisko kierownicze wyższego szczebla, takie jak dyrektor operacyjny (COO) lub dyrektor generalny (CEO).