Przechowywanie dokumentów pracowniczych: Co należy, a czego nie należy przechowywać w aktach osobowych

Jakie dokumenty pracownicze należy przechowywać?
Akta osobowe tego pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca 2021 roku, czyli do 31 grudnia 2031 roku.
Dowiedz się więcej na poradnikprzedsiebiorcy.pl

Prowadzenie dokładnych i kompletnych akt osobowych pracowników jest niezbędne dla firm do skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi. Właściwe przechowywanie dokumentów może pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami, wspierać podejmowanie decyzji i chronić przed roszczeniami prawnymi. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, jakie rodzaje dokumentów powinny, a jakie nie powinny być przechowywane w aktach osobowych, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

Czego nie należy przechowywać w aktach osobowych?

Pewne dane osobowe nie powinny znajdować się w aktach osobowych, takie jak dokumentacja medyczna, prześwietlenia, raporty kredytowe i wszelkie inne wrażliwe informacje, które nie są związane z pracą. Zgodnie z prawem federalnym, pracodawcy muszą przechowywać dokumentację medyczną i inne poufne informacje w oddzielnych aktach, do których dostęp może mieć tylko określony personel i w określonych okolicznościach.

Czy w aktach osobowych mogą znajdować się oryginalne dokumenty?

Tak, oryginalne dokumenty, takie jak umowy o pracę, oceny wyników i działania dyscyplinarne, powinny być przechowywane w aktach osobowych. Posiadanie oryginalnych dokumentów w aktach może pomóc w przyszłych roszczeniach prawnych lub sporach.

Czy informacje o PPK powinny znajdować się w aktach osobowych?

Informacje o PPK, które odnoszą się do planów emerytalnych i podobnych świadczeń, powinny być przechowywane w oddzielnych aktach w celu zapewnienia poufności. Dokumenty te zawierają poufne informacje finansowe, które powinny być dostępne tylko dla określonych pracowników.

Jakie dokumenty powinny zostać usunięte z akt osobowych?

Dokumenty, które nie są już istotne lub potrzebne, takie jak stare oceny wydajności lub działania dyscyplinarne, powinny zostać usunięte z akt osobowych. Pracodawcy powinni ustanowić politykę przechowywania dokumentów, aby zapewnić, że akta osobowe nie są przepełnione nieaktualnymi dokumentami.

Czy w aktach osobowych musi znajdować się oryginał świadectwa pracy?

Choć posiadanie oryginału świadectwa pracy w aktach osobowych nie jest wymagane, to jest zalecane. Świadectwo pracy może służyć jako dowód zatrudnienia i może być przydatne w niektórych sytuacjach, np. gdy pracownik ubiega się o kredyt lub wizę.

Podsumowując, właściwe przechowywanie dokumentów jest niezbędne dla firm do efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Chociaż istnieją pewne dokumenty, które nie powinny być przechowywane w aktach osobowych, takie jak dokumentacja medyczna i prześwietlenia, oryginalne dokumenty powinny być przechowywane w aktach w celu wsparcia przyszłych roszczeń prawnych lub sporów. Pracodawcy powinni ustanowić politykę przechowywania dokumentów, aby zapewnić, że akta osobowe nie będą przepełnione nieaktualnymi informacjami.

FAQ
Jakie dokumenty płacowe powinny być przechowywane przez 50 lat?

Zgodnie z artykułem „Employee Document Retention: What Should and Should Not Be Kept in Personnel Files”, dokumenty płacowe, które powinny być przechowywane przez 50 lat, obejmują rejestry zarobków pracowników i potrąceń, a także rejestry podatku od wynagrodzeń.