Prowadzenie dokładnych i kompletnych akt osobowych pracowników jest niezbędne dla firm do skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi. Właściwe przechowywanie dokumentów może pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami, wspierać podejmowanie decyzji i chronić przed roszczeniami prawnymi. Ważne jest jednak, aby wiedzieć, jakie rodzaje dokumentów powinny, a jakie nie powinny być przechowywane w aktach osobowych, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.
Czego nie należy przechowywać w aktach osobowych?
Pewne dane osobowe nie powinny znajdować się w aktach osobowych, takie jak dokumentacja medyczna, prześwietlenia, raporty kredytowe i wszelkie inne wrażliwe informacje, które nie są związane z pracą. Zgodnie z prawem federalnym, pracodawcy muszą przechowywać dokumentację medyczną i inne poufne informacje w oddzielnych aktach, do których dostęp może mieć tylko określony personel i w określonych okolicznościach.
Czy w aktach osobowych mogą znajdować się oryginalne dokumenty?
Tak, oryginalne dokumenty, takie jak umowy o pracę, oceny wyników i działania dyscyplinarne, powinny być przechowywane w aktach osobowych. Posiadanie oryginalnych dokumentów w aktach może pomóc w przyszłych roszczeniach prawnych lub sporach.
Czy informacje o PPK powinny znajdować się w aktach osobowych?
Informacje o PPK, które odnoszą się do planów emerytalnych i podobnych świadczeń, powinny być przechowywane w oddzielnych aktach w celu zapewnienia poufności. Dokumenty te zawierają poufne informacje finansowe, które powinny być dostępne tylko dla określonych pracowników.
Jakie dokumenty powinny zostać usunięte z akt osobowych?
Dokumenty, które nie są już istotne lub potrzebne, takie jak stare oceny wydajności lub działania dyscyplinarne, powinny zostać usunięte z akt osobowych. Pracodawcy powinni ustanowić politykę przechowywania dokumentów, aby zapewnić, że akta osobowe nie są przepełnione nieaktualnymi dokumentami.
Czy w aktach osobowych musi znajdować się oryginał świadectwa pracy?
Choć posiadanie oryginału świadectwa pracy w aktach osobowych nie jest wymagane, to jest zalecane. Świadectwo pracy może służyć jako dowód zatrudnienia i może być przydatne w niektórych sytuacjach, np. gdy pracownik ubiega się o kredyt lub wizę.
Podsumowując, właściwe przechowywanie dokumentów jest niezbędne dla firm do efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Chociaż istnieją pewne dokumenty, które nie powinny być przechowywane w aktach osobowych, takie jak dokumentacja medyczna i prześwietlenia, oryginalne dokumenty powinny być przechowywane w aktach w celu wsparcia przyszłych roszczeń prawnych lub sporów. Pracodawcy powinni ustanowić politykę przechowywania dokumentów, aby zapewnić, że akta osobowe nie będą przepełnione nieaktualnymi informacjami.
Zgodnie z artykułem „Employee Document Retention: What Should and Should Not Be Kept in Personnel Files”, dokumenty płacowe, które powinny być przechowywane przez 50 lat, obejmują rejestry zarobków pracowników i potrąceń, a także rejestry podatku od wynagrodzeń.